理想的な会議の仕方とは？
最近社内でもチームごとの定例mtgを行う機会が増えており、よりよい会議を実施できないかと思い、書いてみることにしました。
そもそも関わる人数×会議の時間
もの時間が使われていることを考えると、少しでも短く、有意義な場であるべきだと思います。
セールス、マーケティングチーム定例mtg
開発チーム定例mtg
デザインチーム定例mtg
対応業務チーム定例mtg
最初は全てのチームの定例に私も出ていましたが、現在は出ていないものもあります。
会議は非常に時間が取られるものです。だからこそやるのであれば、少しでも短く、有意義なものにしたいと考えています。
そもそも根本的な話から入りますが、なぜ会議をするのでしょうか？
僕の考える会議の目的は、2つです。
一つは、自分が向き合っている課題があり、その課題の解決にあたって、困っているときに周囲に相談してみることが目的だと思っています。
具体例をあげます。
例えば、開発チームの定例であれば、レビューをしてもらうまでに2日ほどかかっていて、なかなかmasterブランチにマージできない状態にある。この問題解決したいと思ってるんですけど、どうしましょう？
つぎにセールス、マーケティングチームの定例であれば、どれだけ実行した施作が営業に効果をあげたのかみる仕組みがそもそもありません。仕組みとして、こんな数字がみたいんですが、見れるようにできないですかね？
という意見を出し、相談する。そして、それに対して、会議の場で意見をまとめ、実行に移す。実状の問題点共有に加え、その人がその実状を是正するための案まで意見を出せるようになると、最高です。
どんどんその意見を出した人の意見を採用していければ、よりよくなっていくこと間違いなしです。
ひとりで困っていることを抱え込まないようにするのが、会議の一つの大きな役割だと思っています。
もっとカジュアルに、Slack上のチャンネルで相談してみるというのもありです。長くなりそうなら定例で相談するとすればいいですし、Slack上でツールを紹介するなどだけで済むなら、それで済ませてしまうこともできるでしょう。
もう一つの会議の目的を挙げるとすれば、きちんと会議できめたこと、Planが、会議で決めた期日までに実行、Doすることができたのか？そしてその実行結果を、Checkし、次の週の定例までに、誰が、何をやるのか？を確認していくことが目的だと思っています。
ツールとしては、Asana,GoogleAnalytics,GoogleSpreadSheet
などをうまく活用しています。
PDCAのための会議だと僕は思います。やりっぱなし、なぜうまくいかなかったのか？がわからない。それほど意味のないことはありません。
敗因がわからず、試合に勝つことはできません。また適切な改善策を実行することもできなくなります。
だからこそ、会議の場で、これらの確認は必須であるとおもっています。
では上記の2つの目的のために、会議をやるということを考えたときに、どのように会議をやると、より目的が達成されるのか？をこれまでの会議の進行上の失敗を踏まえ、まとめてみました。
1. 会議に参加する前に、参加者、参加時間を明確化し、参加者に事前に確実に会議に参加するにあたって、必要な情報を共有する。これは、会議の進行責任者が行う。
2. 会議の進行責任者を明確に決め、進行責任者は、会議で何を決めたいのか？をきちんと会議を進める前に共有し、会議を進める。
3. スタンディングで、なおかつ時間を何時までやるのか、共有したのちに、会議を進める。経過時間をPC上で表示させておき、常に時間を意識して、進められるようにする。
4. 会議参加者の誰が議事録を残すのかも決めておく。議事録にかんしては、記載するフォーマットを決めておくと、書く側の人もかきやすい。
会議だけではなく、カジュアルに相談し合う、意見をぶつけ合う場としては、Slackなどのツールの活用、そして、スタンディングでオフィスで集まったとき、雑談してみるといった機会を活用していけるといいのではと思っています。
よりよい会議の場を模索していけたらなと思っています。自戒を込めて。
参考になりそうな記事もあったので、最後貼っておきます。
